Kassenbuch

Ein Kassenbuch ist die tägliche Aufzeichnung aller baren Zuflüsse und Abflüsse in einem deutschen Betrieb. Für jeden Uhrenhändler, der Bargeld annimmt — auch nur gelegentlich — ist die Führung eines GoBD-konformen Kassenbuchs eine gesetzliche Pflicht nach Abgabenordnung (AO) und Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).

Was ins Kassenbuch gehört

Jede Barbewegung, am Tag ihres Auftretens erfasst:

• Barverkäufe. Der vollständige Verkaufsbetrag mit Bezug auf die zugrundeliegende Rechnung.
• Bareinkäufe (Ankaufsrechnungen von Privatverkäufern, Lieferantenzahlungen).
• Bareinzahlungen auf das Geschäftskonto.
• Barauszahlungen vom Konto.
• Bare Rückerstattungen, Gutschriften.

Jeder Eintrag enthält:

• Datum des Barvorgangs.
• Bezug zum Beleg (Rechnungsnummer, Quittungsnummer).
• Betrag mit Umsatzsteuer-Aufschlüsselung, sofern relevant.
• Gegenpartei.
• Laufender Kassenbestand nach dem Eintrag.

Warum das Kassenbuch wichtig ist

Bei deutschen Uhrenhändlern stehen Barvorgänge unter höchster Prüfungs-Aufmerksamkeit:

• Hohe durchschnittliche Tickets machen Einzelvorgänge prüfwürdig.
• Risiko anonymer Käufer. Barkäufer können unter Geldwäschegesetz-Grenzen fallen; Bartransaktionen über 10.000 Euro lösen explizite Identifizierungspflichten aus.
• Wechselwirkung mit der Differenzbesteuerung. Ein Barkauf von einem Privatverkäufer unter Differenzbesteuerung muss mit vollständigen Daten der Gegenpartei dokumentiert sein, damit die Steuergrundlage trägt.

Ein fehlendes oder schlampig geführtes Kassenbuch ist die häufigste GoBD-Feststellung in der Prüfung eines Uhrenhändlers.

Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Seit 2020 müssen elektronische Kassensysteme im Einzelhandel eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten — ein zertifiziertes manipulationssicheres Hardware-Modul, das jeden Vorgang signiert.

Für einen Uhrenhändler bedeutet das:

• Ein klassisches Papier-Kassenbuch ist weiterhin zulässig, sofern täglich handschriftlich geführt; keine TSE erforderlich.
• Eine elektronische Kassenbuch-Software mit TSE ist erforderlich, wenn Barverkäufe in ein digitales Kassensystem eingegeben werden.
• Buchhaltungssoftware, die Bar erfasst, aber kein Kassensystem ist, kann ohne TSE arbeiten, sofern die eigentlichen Belege anderswo ausgestellt wurden (handschriftlich oder mit Vor-TSE-Quittung).

Die Wahl hängt vom Barvolumen und bestehenden Systemen ab. Bei geringem Barvolumen ist Papier plus manuelle Übernahme in die Buchhaltungssoftware der einfachste konforme Weg.

Aufbewahrung und Prüfung

Ein Kassenbuch wird 10 Jahre nach GoBD aufbewahrt und der Betriebsprüfung auf Anfrage zugänglich gemacht. Elektronische Kassenbücher müssen in prüferlesbarem Format exportierbar sein.

Verwandt: gobd, differenzbesteuerung, ankaufsrechnung, bill-of-sale.