GoBD
Die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Definieren, was Buchhaltungssoftware leisten muss, wie lange Rechnungen aufbewahrt werden und welche Integritätsnachweise das Finanzamt erwartet.
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es sind die Grundsätze des Bundesfinanzministeriums zur Führung und Aufbewahrung von Büchern und Belegen, insbesondere in elektronischer Form. Jede deutsche Uhrenhändler-Buchhaltung wird in einer Betriebsprüfung an diesen Grundsätzen gemessen.
Was die GoBD verlangen
Die fünf Kernprinzipien, angewandt auf den Uhrenhandel:
- Vollständigkeit. Jede Geschäftsvorfall muss erfasst sein — Einkäufe, Verkäufe, Inzahlungnahmen, Kommissionen, Rücknahmen.
- Richtigkeit. Die Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Vorgang abbilden: korrekte Daten, Beträge, Beteiligte, steuerliche Behandlung.
- Zeitgerechtheit. Vorgänge müssen ohne unangemessene Verzögerung erfasst werden. Barvorgänge in ein tägliches Kassenbuch; andere Vorgänge typischerweise binnen 10 Tagen.
- Ordnung. Belege müssen so abgelegt sein, dass eine Betriebsprüfung jeden Vorgang schnell auffinden kann.
- Unveränderbarkeit. Ist ein Vorgang erfasst, darf er nicht stillschweigend verändert werden. Korrekturen erfolgen über neue, datierte Einträge mit Bezug zum ursprünglichen.
Anforderungen an elektronische Systeme
Für Rechnungs- und Buchhaltungssoftware fordern die GoBD:
- Änderungshistorie. Jede Bearbeitung eines Eintrags muss mit Zeitstempel und Bearbeiter protokolliert sein.
- Schreibgeschütztes Archiv. Eingehende und ausgehende Rechnungen sind im Originalformat 10 Jahre zu archivieren. PDFs und E-Rechnungs-XML müssen lesbar bleiben, ohne von veralteter Software abhängig zu sein.
- Prüfdatenexport. Das System muss Aufzeichnungen in einem prüferlesbaren Format exportieren können (IDEA-Format oder CSV nach GDPdU-Spezifikation).
- Verfahrensdokumentation. Eine schriftliche Beschreibung, wie die Buchhaltung funktioniert, auf aktuellem Stand gehalten.
Häufige GoBD-Verstöße
In einer Betriebsprüfung sind typische Feststellungen gegen Uhrenhändler:
- Bareinträge wochenlang verspätet ins Kassenbuch gebucht, ohne Erklärung der Lücke.
- PDF-Rechnungen nach Ausstellung bearbeitet ohne entsprechende Korrekturbuchung.
- Fehlende Belege bei Bargeldeingängen (z. B. ein Privatkäufer zahlte bar für eine Uhr, und der Händler verbuchte den Verkauf erst beim Einzahlen Tage später).
- Keine schriftliche Verfahrensdokumentation, die Rechnungsstellung und Buchhaltung im Betrieb beschreibt.
Jede dieser Feststellungen kann zur Schätzung durch den Prüfer führen, die in der Regel zum Nachteil des Händlers ausfällt.
Praktische Auswirkungen
Ein Uhrenhändler erfüllt die GoBD, wenn:
- Alle Verkäufe und Einkäufe am Tag des Vorgangs erfasst werden (täglich bei Bar).
- Die Rechnungssoftware einen manipulationssicheren Audit-Trail führt.
- Belege 10 Jahre im Originalformat archiviert sind.
- Eine schriftliche Verfahrensdokumentation existiert.
Verwandt: e-rechnung, kassenbuch, differenzbesteuerung, zugferd.