Ankaufsrechnung für Uhren: Muster und Pflichtangaben

Ein Privatverkäufer kann Ihnen keine Rechnung ausstellen. Er ist kein Unternehmer, weist keine Umsatzsteuer aus und hat meist noch nie einen Beleg geschrieben. Ihre Buchhaltung braucht trotzdem für jeden Einkauf einen Beleg, und Ihre Marge nach § 25a UStG wird aus dem Preis darauf berechnet.

Also schreibt der Händler den Beleg selbst: die Ankaufsrechnung. Sie muss am Tresen stimmen. Ist der Verkäufer weg, lässt sich nichts mehr nachholen.

Warum sie wichtig ist

• Buchführung. Jede Auszahlung braucht einen Beleg (GoBD). Ohne Ankaufsrechnung ist der Einkaufspreis keine belegte Ausgabe.
• Differenzbesteuerung. Nach § 25a zahlen Sie Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Der Einkaufspreis muss pro Uhr aufgezeichnet sein, und er kommt aus der Ankaufsrechnung.
• Herkunft. Stellt sich eine Uhr später als gestohlen oder strittig heraus, belegt die Ankaufsrechnung mit Identität und Unterschrift des Verkäufers, dass Sie gutgläubig gekauft haben.

Pflichtangaben im Überblick

Ein gesetzliches Muster gibt es nicht. Bewährt haben sich diese Angaben:

• Verkäufer: vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum und das geprüfte Ausweisdokument (Art und Nummer).
• Käufer: Ihr Firmenname, Ihre Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr.
• Die Uhr: Marke, Modell, Referenz, Seriennummer, Jahrgang, Zustand und Lieferumfang (Box, Papiere, Glieder, siehe Full Set).
• Preis und Zahlung: Kaufpreis, Zahlungsart, Datum und Ort.
• Erklärungen des Verkäufers: dass er rechtmäßiger Eigentümer ist und keine Rechte Dritter bestehen (kein Pfandrecht, kein Eigentumsvorbehalt), dass die Uhr wie besehen verkauft wird und dass er den Kaufpreis vollständig erhalten hat.
• Steuerhinweis: dass Sie die Uhr im Rahmen der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG erwerben und keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
• Beide Unterschriften.

Fotografieren Sie Uhr, Gehäuseboden und Seriennummer am Tresen und legen Sie die Fotos zur Ankaufsrechnung.

Ausweis und Bargeld: das GwG

Nach dem Geldwäschegesetz müssen Güterhändler ihren Vertragspartner identifizieren, wenn sie Barzahlungen ab 10.000 Euro leisten oder annehmen. Bei Edelmetallen wie Gold, Silber und Platin liegt die Schwelle bei 2.000 Euro. Identifizieren heißt: amtlichen Ausweis prüfen und die Angaben festhalten.

Was sich in der Praxis bewährt:

• Den Ausweis bei jedem Ankauf von privat prüfen, nicht nur über der Schwelle. Das schützt Sie vor Hehlerware.
• Wo möglich überweisen. Die Zahlung ist belegt, und die Bargeldschwellen spielen keine Rolle.
• Einen Ankauf nie in mehrere Barzahlungen aufteilen, um unter einer Schwelle zu bleiben.
• Bei entsprechendem Preis die Seriennummer vor der Zahlung gegen ein Register gestohlener Uhren prüfen. Siehe Rolex-Seriennummern.

Die Pflichten nach dem GwG gehen über die Identifizierung hinaus (Risikoanalyse, Verdachtsmeldungen). Klären Sie sie mit Ihrem Berater oder der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Privat, Kleinunternehmer oder Händler?

Die Ankaufsrechnung ist für Verkäufer, die keine Umsatzsteuer berechnen: Privatpersonen und Kleinunternehmer. In beiden Fällen können Sie die Uhr später differenzbesteuert verkaufen.

Ist der Verkäufer ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen, stellt er Ihnen eine Rechnung. Schreiben Sie sie für ihn, ist das eine Gutschrift, die seine Zustimmung braucht und eigene Anforderungen hat.

So macht es ChronoDesk

Legen Sie eine Uhr aus einem Privatankauf an, erstellt ChronoDesk die Ankaufsrechnung sofort aus dem Datensatz: Verkäufer mit Ausweisdokument, Uhr mit Referenz und Seriennummer, Preis und Zahlungsart, Eigentumserklärung, Gewährleistungsausschluss, Hinweis auf die Differenzbesteuerung und Zahlungsbestätigung. Ausdrucken, beide unterschreiben, fertig.

Die Steuerart, die Sie beim Ankauf gewählt haben, bleibt an der Uhr. Beim Verkauf folgt die Rechnung automatisch der Differenzbesteuerung, trägt den vorgeschriebenen Hinweis und weist keine Umsatzsteuer aus, die Steuer auf Ihre Marge wird im Hintergrund gebucht. Referenz und Seriennummer auf Ankaufs- und Verkaufsbeleg sind dieselben, weil beide aus einem Datensatz kommen. Siehe Rechnungen.

Legen Sie Uhren aus Fotos der Papiere an, werden Referenz, Seriennummer und Jahrgang ausgelesen und Sie bestätigen nur. Am Tresen prüfen Sie also, statt abzutippen.

Häufige Fragen

Ist die Ankaufsrechnung gesetzlich vorgeschrieben?

Kein Gesetz nennt sie beim Namen. Aber Ihre Buchführung braucht für jeden Einkauf einen Beleg, und die Differenzbesteuerung braucht den Einkaufspreis pro Uhr. Die Ankaufsrechnung erfüllt beides.

Muss die Ankaufsrechnung eine E-Rechnung sein?

Nein. Ein Ankauf von einer Privatperson ist kein Geschäft zwischen zwei Unternehmen, die E-Rechnungspflicht greift nicht. Mehr dazu in E-Rechnung Pflicht 2027 und 2028.

ChronoDesk ist 60 Tage kostenlos. Ihr nächster Privatankauf verlässt den Tresen mit unterschriebener Ankaufsrechnung. Zu den Tarifen.