E-Rechnung
Eine strukturierte elektronische Rechnung in maschinenlesbarem Format (XML oder hybrides PDF+XML). Seit 1. Januar 2025 verpflichtend für deutsche B2B-Transaktionen nach dem Wachstumschancengesetz.
Die E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die Maschinen direkt lesen können — kein PDF und kein gescanntes Papier im E-Mail-Anhang. Deutschland hat die E-Rechnung für inländische B2B-Transaktionen zum 1. Januar 2025 verpflichtend gemacht, im Rahmen des Wachstumschancengesetzes.
Was als E-Rechnung gilt
Damit eine Rechnung nach deutschem Recht als E-Rechnung gilt, muss sie:
- In einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das der EU-Norm EN 16931 entspricht.
- Alle Pflichtfelder einer Rechnung in maschinenlesbarer Form enthalten (Aussteller, Empfänger, Positionen, Steueraufschlüsselung, Summen).
- Elektronisch übermittelt werden (E-Mail, eigenes Portal, API).
Die beiden in Deutschland zulässigen Formate sind:
- XRechnung — reines XML, keine menschenlesbare Ebene.
- ZUGFeRD 2.x — hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Am Bildschirm menschenlesbar, im XML maschinenlesbar.
Ein gescanntes PDF oder ein aus Word erzeugtes PDF qualifiziert nicht, auch wenn es dieselben Informationen enthält.
Zeitplan für B2B-Uhrenhändler
| Datum | Pflicht | |---|---| | 1. Jan 2025 | Alle deutschen B2B-Empfänger müssen E-Rechnungen empfangen können | | 31. Dez 2026 | Händler mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen senden | | 31. Dez 2027 | Selbe Ausnahmegrenze für manche kleinere Händler | | 1. Jan 2028 | E-Rechnung verpflichtend zum Senden in jedem B2B-Kontext |
Für die meisten Uhrenhändler — die 800.000 Euro Jahresumsatz spielend überschreiten — kommt der praktische Wechsel vor 2027.
Was unverändert bleibt
- B2C-Rechnungen (an private Endkunden) brauchen keine E-Rechnung. Ein normales PDF reicht.
- Ausländische Kunden außerhalb Deutschlands erhalten Rechnungen in dem Format, das die Geschäftsbeziehung verlangt.
- Differenzbesteuerungs-Rechnungen werden ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt, mit dem rechtlichen Hinweis im XML codiert.
Was Händler tun müssen
- Empfangen: ZUGFeRD oder XRechnung von Lieferanten annehmen können. Ein E-Mail-Postfach plus Archivsystem ist das Minimum.
- Senden: Eine Rechnungssoftware, die ZUGFeRD oder XRechnung ausgibt, ist der einfachste Weg. Manuelle XML-Bearbeitung ist nicht realistisch.
- Archivieren: E-Rechnungen 10 Jahre im ursprünglichen maschinenlesbaren Format gemäß GoBD aufbewahren. Ein Ausdruck erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Verwandt: xrechnung, zugferd, gobd, differenzbesteuerung.