XRechnung
Der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Reines XML-Format auf Basis der EU-Norm EN 16931. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und eines der beiden zulässigen E-Rechnung-Formate.
Die XRechnung ist das deutsche nationale XML-Format für elektronische Rechnungen, entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie basiert auf der EU-Norm EN 16931 und war ursprünglich für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder, Kommunen) vorgeschrieben. Mit der E-Rechnung-Reform 2025 ist XRechnung zudem eines der beiden zulässigen B2B-Formate neben ZUGFeRD.
Reines XML, keine PDF-Schicht
Anders als ZUGFeRD ist eine XRechnung reines XML. Öffnet man die Datei in einem Texteditor, sieht man einen XML-Baum. Es gibt kein eingebettetes PDF. Wer die Rechnung lesen möchte, braucht einen Viewer, der das XML in ein lesbares Layout übersetzt.
Das macht die XRechnung:
- Schlanker als ZUGFeRD (nur XML, typischerweise wenige Kilobyte).
- Weniger bequem für Menschen, die einen schnellen Blick ohne Spezialwerkzeug auf die Rechnung werfen wollen.
- Integrationsfreundlicher für Buchhaltungssysteme, die XML direkt verarbeiten und kein PDF-Parsing brauchen.
Wann XRechnung verpflichtend ist
- Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Alle Bundesbehörden verlangen ausschließlich XRechnung. Viele Länder und Kommunen akzeptieren XRechnung oder ZUGFeRD.
- B2B-Verträge, die XRechnung verlangen. Manche Großkunden standardisieren auf XRechnung für ihre AP-Automatisierung.
Für die meisten Uhrenhändler ist die Rechnung an die öffentliche Verwaltung selten. Der wahrscheinliche XRechnung-Berührungspunkt ist ein gewerblicher B2B-Kunde, der das Format für seine internen Systeme verlangt.
XRechnung versus ZUGFeRD
| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD | |---|---|---| | Format | Reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | | Menschliche Lesbarkeit | Braucht Viewer | Direkt im PDF-Reader sichtbar | | Dateigröße | Klein (~5-20 KB) | Größer (~50-300 KB) | | Typische Verwendung | Öffentlicher Sektor, Großkonzerne | B2B-Handel, Uhrenhandel, KMU | | Visuelles Layout | Vom Viewer bestimmt | Vom Absender bestimmt |
Beide Formate erfüllen die deutsche E-Rechnung-Pflicht. Die meisten Uhrenhändler stellen standardmäßig ZUGFeRD aus (weil die PDF-Schicht für die Kundenkommunikation zählt) und wechseln nur dann auf XRechnung, wenn ein bestimmter Käufer es verlangt.
Was XRechnung NICHT abdeckt
- B2C (Privatkunden) — überhaupt keine E-Rechnung-Pflicht.
- Auslandskunden — Rechnung in dem Format, das die Geschäftsbeziehung verlangt.
- Differenzbesteuerungs-Rechnungen sind ebenfalls als XRechnung gültig, mit dem § 25a UStG-Hinweis in der XML-Struktur codiert.
Verwandt: e-rechnung, zugferd, gobd, differenzbesteuerung.